Sepuluh kesilapan rekod sebelum audit

Audit statutori tahun pertama selalunya mengambil masa lebih lama berbanding tahun-tahun berikutnya — bukan kerana peraturan lebih ketat, tetapi kerana rekod syarikat belum tersusun mengikut format yang juruaudit perlukan. Berikut sepuluh kesilapan paling biasa yang kami temui.

1–3: Dokumen sokongan tidak lengkap

Resit hilang, invois tanpa nombor rujukan yang jelas, dan baucar bayaran tanpa kelulusan bertulis adalah tiga punca paling kerap melambatkan audit. Juruaudit perlu mengesahkan setiap transaksi material dengan dokumen sokongan — tanpanya, item itu boleh ditandakan sebagai "unable to verify" dalam laporan.

4–6: Penyesuaian bank tidak dibuat bulanan

Ramai syarikat kecil hanya menyesuaikan penyata bank sekali setahun semasa persediaan audit. Ini menyukarkan pengesanan item luar biasa seperti cek belum ditunaikan, caj bank tidak direkod, atau transaksi bertindih. Penyesuaian bulanan juga membantu mengesan kesilapan lebih awal sebelum ia bertambah.

7–8: Rekod aset tetap tidak dikemas kini

Senarai aset tetap yang tidak menunjukkan tarikh pembelian, kos asal, dan susut nilai terkumpul menyebabkan juruaudit perlu membina semula rekod dari awal — proses yang memakan masa dan meningkatkan yuran audit. Pelupusan aset yang tidak direkodkan turut menyebabkan percanggahan.

9: Baki hutang pelanggan dan pembekal tidak disahkan

Baki dalam buku tidak dibandingkan dengan penyata daripada pelanggan atau pembekal secara berkala. Ini boleh menyembunyikan invois yang telah dibayar dua kali, atau hutang lapuk yang perlu dihapus kira tetapi masih tertunggak dalam rekod.

10: Minit mesyuarat lembaga pengarah tidak lengkap

Keputusan penting seperti pengagihan dividen, pinjaman pengarah, atau perubahan struktur kewangan perlu disokong oleh minit mesyuarat atau resolusi bertulis. Ketiadaan dokumentasi ini sering menyebabkan soalan tambahan daripada juruaudit mengenai kesahihan transaksi berkaitan.

Cadangan amalan

Sediakan senarai semak dokumen audit sekurang-kurangnya dua bulan sebelum tarikh audit dijadualkan, dan lakukan penyesuaian bank serta semakan baki setiap bulan — bukan hanya pada penghujung tahun.